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以下是我们想要强调的项目列表，因为在申请资助项目的报销时，它们通常是最有问题的: 

  • Airbnb and similar vendors are not allowed on sponsored projects. 目前，Airbnb的文件并没有像酒店的投资组合那样提供足够的细节.  它不能证明要求报销的BC旅客在该地点住宿并自行支付费用. BC只能向旅行者报销与赞助项目直接相关的费用，并提供详细的收据. Airbnb目前不提供这种详细的收据，因此不接受赞助项目.  OSP正在与赞助的联邦机构一起审查这项政策.

  • 赞助项目不允许每日住宿，除非事先获得OSP批准. 例如，在偏远地区的住宿费用或无法提供标准住宿的情况除外. These would require approval before traveling.

  • 折扣住宿网站如Expedia和Travelocity一般不允许在赞助项目中使用. 在这些地点发生的住宿费用报销通常是不允许的，因为费用收据没有提供个人费用明细. 我们需要看到详细的收据，以确保没有对赞助项目收取不可接受的费用. 如果从住宿地收到额外的文件，证明所有费用(包括税款)的细目，则可以允许收取此费用. The burden of providing this documentation is on the traveler.  为了避免任何可能的问题与旅行者的报销请求, do not use these sites.   

  • 赞助项目不允许捆绑机票和住宿，除非每项费用都清楚详细说明. 

  • 赞助项目不允许任何非医疗需要的飞行(或其他活动)升级.  由于医疗问题而升级需要在旅行前提供医疗说明.  根据联邦法规和BC关于赞助项目旅行的政策, 它要求旅行者在预订旅行时使用经济舱类别. 被赞助项目的任何费用都应直接用于该项目的利益. 方便不是考虑因素，除了经济舱机票以外，其他费用是不允许的.  If there is an extenuating circumstance that involves other costs, please discuss with your grant administrator prior to booking the trip.   

  • Car rentals are normally not allowed on sponsored projects. This is for the same reason as the upgrades above, car rentals are generally not a necessity and are therefore unallowable. 通常有班车和/或出租车去参加会议或从机场把你送到酒店 . 如果你的旅行需要你去一个偏远的地方，那么租车可能是合适的. 强烈建议您在预订租车之前与您的拨款管理员讨论并获得事先批准.  This will avoid issues when submitting for reimbursement upon your return.

  • 赞助项目不允许与科学会议(本地或其他)相关的用餐. 向赞助项目收取会议餐费(我们不是在谈论个人旅行的餐费)有很多问题. 联邦和赞助商都有关于会议/膳食费用的规定，这可能会使请求不被允许. 美国国立卫生太阳城官网院和美国国家科学基金会都有关于会议用餐必须遵循的语言(不相同). 此外，我们必须能够证明这顿饭与赞助项目直接相关，并使其受益，并应在您批准的预算中明确说明. If you have any questions related to charging a meeting meal to your grant, please contact your grant administrator before incurring any costs.

    • 允许的会议餐费的例子:带有正式详细议程的会议补助金，其中将包括早餐/午餐/晚餐的费用，因为演示/演讲/和全天的讨论，并在批准的预算理由中明确说明. A list of participants also needs to be included.

    •  不允许的会议餐:早餐/午餐/晚餐与合作者讨论太阳城官网或实验室聚会表示感谢.

  • 应该避免为其他旅行者(包括太阳城官网生)支付自付费用. 我们应该提供报销直接个人谁是招致赞助项目的旅行费用. 最好的做法是让所有的旅行者单独承担他们的费用，然后提交报销-这避免了关于谁支付了什么以及为什么支付的任何混乱, and how it was directly related to the sponsored project.

  • 旅行日的每日津贴按城市费率的75%计算，从出发日起生效.  For example, 如果旅客早上5点出发乘坐飞机，第二天午夜后返回进行一日游, the per diem rate remains 75%.

  • Always provide a business purpose, a detailed original receipt, and a method of payment to reimburse any expense.

  • Sales tax generally can’t be reimbursed or paid on grants. This includes online transactions such as amazon.com and all purchases made in the state of MA, including car rentals.  Exceptions are only for out of state travel such as hotel tax.

  • 会员资格被认为是专业发展，不允许联邦拨款.  这包括在会议和研讨会上发表演讲所需的会员资格.

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