顾问沟通

发布于2017年3月1日

丽塔·欧文斯，《太阳城官网》的作者 顾问沟通, 发现学生和客户“在从学术沟通到商业沟通的调整中都遇到了最大的困难”. 对他们来说，清晰、直接和以受众为中心通常都是新鲜事物.她说，她的新书的目的是“促进优秀的商业沟通”，通过各种例子和方法来说明好的技巧. 下面是节选.

听起来像什么

商务信函或演示文稿都有特定的语气. 毕竟，我们是在开展业务，而不是在撰写或展示创意材料. 经常, 我们认为，如果我们在撰写或陈述一件重要的事情，我们必须表现出老练和理智. 由于主题的性质，我们认为我们的句子和词汇听起来必须是学术性的. 事实上，事实恰恰相反. Business communication is the byproduct of conducting business; it is not itself the business. 所以我们必须专注于清晰地呈现, 即使这意味着我们比平时更直率.

考虑一下良好的咨询沟通的这些特征:

信息尖锐、清晰、切中要害

不是这样的: 经过大量分析, 我们要求贵公司考虑改变经营方式，采用更先进的客户关系管理技术.

但这: 我们建议您购买客户关系管理系统.

信息是精确的

不是这样的: 当前的电子邮件服务器有很多问题必须解决.

但这: 我们发现了7个需要注意的电子邮件服务器问题.

句子用主动语态

不是这样的: 最终报告将由咨询团队分发给客户.

但这: 咨询团队将向客户分发最终报告.

语言专业

不是这样的: 我们对我们发现的许多会计行为感到担忧.

但这: 我们对所遇到的许多会计做法都有一些担忧.

它看起来像什么

除了使用合适的风格和语气, 选择正确的交流媒介和形式很重要. 我们根据我们的目的决定使用什么媒介和格式, 观众的性情, 以及交流的环境. 当我们在本章后面进行受众分析时，我们将回顾这一点. 但是为了让你们大致了解商务沟通是什么样的, 让我们回顾一下以下内容:

• 已建立的业务协议可以确定“外观”.正式的商务信函, 备忘录, 电子邮件, 文本, 幻灯片, 面对面的会议, 每个虚拟会议都规定了一种特定的方法.

• 句子往往简短而直接. 段落很短, 太, 它们通常是左对齐的, 单一的间隔, 中间有双倍间距.

• 图表、图形和其他视觉效果是文字的补充.

• 标题是用来引导读者进入特定主题的.

• 使用项目符号使材料易于阅读和理解.

沟通的创造过程

In all our communication we must be acutely aware of our audience; our goal is to make comprehension easy for the reader or listener. 人们不能把不必要的时间浪费在阅读和会议上, 所以写作和陈述必须简洁, 清晰的, 说到重点. 换句话说，我们必须有时间和精力意识.

材料电子化交付, 尤其是通过电子邮件, 已经侵蚀了我们许多既定的商业沟通标准. 当然, 我们都拥有彼此快速沟通的能力, 但这种直接的互动确实带来了挑战. 例如, 之前的电子邮件, 我们将在纸上起草一份报告或建议，并与每日邮件一起发送. 我们的客户可能会留出时间来阅读邮件，并全神贯注地关注报告或提案及其所有内容. 今天, many of our executive clients average 100 or more 电子邮件 per day; the management of the inbox in itself has become a chore. 因此，当我们在这些电子邮件中附加大型报告时，它们很容易被忽略或忽略. 因为技术的转变, 在交流时，选择合适的媒介和格式变得越来越重要. 我们不能再想当然地认为我们的客户有时间阅读冗长的文件.

霍华德·温伯格, 德勤咨询公司退休负责人, 最近在这个问题上给了我一些很好的建议. 在讨论他对顾问沟通的担忧时, 他列举了当我们专注于自己的利益而不是听众的利益时所产生的问题. 当我问先生. 温伯格对商业沟通最不满意的是什么，他是这样说的

没有考虑到对观众的价值——为什么这是对他们时间的很好的利用? 功能价值(他们可以用这些信息做什么), 社会价值(其他人认为他们很重要，因为他们参与其中/了解情况), 情感(学习一些有价值/有趣的新东西). 比如关于“位置”的房地产规则, 位置, 位置“关乎”价值, 价值, 传达给受众的每个要素的“价值”. 因为你为此感到骄傲, 觉得很酷, 或者这是一个太阳城网赌平台项目的事实，没有理由去传达它.

确保我们的沟通以受众为中心的最好方法是首先分析受众的需求以及如何提供这种“价值”, 价值, 价值.”